Coordinateur-trice Ressources Humaines - HR Coordinator (Bilingual)
Description
Description du poste:
Venez faire partie d'une équipe de personnes motivées à créer un environnement où nos talents peuvent s'épanouir et se développer à travers le réseau de GroupM Canada.
En tant que Coordinateur-trice des ressources humaines et de la culture, vous êtes responsable de soutenir le cycle de vie des employés, y compris l'administration, la coordination de l'intégration des nouveaux employés, les transferts, les départs, la paie et le partenariat avec les autres membres de l'équipe et les départements pour s'assurer que nous fournissons une expérience humaine épanouie à nos talents. Sous la responsabilité de la Partenaire d'affaire en ressources humaines, vous représenterez les agences médias que vous soutenez ainsi que l'équipe en charge des ressources humaines en interne et en externe, en incarnant nos valeurs dans toutes les interactions.
Votre impact :
En tant que membre de l'équipe des ressources humaines, vous êtes un membre important de l'équipe et vous serez le principal point de contact pour les questions générales des employés concernant les politiques et les procédures de l'entreprise en matière de ressources humaines et de talents, tout en orientant les employés vers les équipes appropriées si nécessaire. Le-la Coordinateur-trice agira en tant qu'ambassadeur auprès des employés et des gestionnaires au sein de GroupM et de ses agences en s'engageant dans des projets, des programmes et des initiatives.
Ce que vous ferez :
Intégration
Venez faire partie d'une équipe de personnes motivées à créer un environnement où nos talents peuvent s'épanouir et se développer à travers le réseau de GroupM Canada.
En tant que Coordinateur-trice des ressources humaines et de la culture, vous êtes responsable de soutenir le cycle de vie des employés, y compris l'administration, la coordination de l'intégration des nouveaux employés, les transferts, les départs, la paie et le partenariat avec les autres membres de l'équipe et les départements pour s'assurer que nous fournissons une expérience humaine épanouie à nos talents. Sous la responsabilité de la Partenaire d'affaire en ressources humaines, vous représenterez les agences médias que vous soutenez ainsi que l'équipe en charge des ressources humaines en interne et en externe, en incarnant nos valeurs dans toutes les interactions.
Votre impact :
En tant que membre de l'équipe des ressources humaines, vous êtes un membre important de l'équipe et vous serez le principal point de contact pour les questions générales des employés concernant les politiques et les procédures de l'entreprise en matière de ressources humaines et de talents, tout en orientant les employés vers les équipes appropriées si nécessaire. Le-la Coordinateur-trice agira en tant qu'ambassadeur auprès des employés et des gestionnaires au sein de GroupM et de ses agences en s'engageant dans des projets, des programmes et des initiatives.
Ce que vous ferez :
Intégration
- Superviser le processus d'intégration de tous les nouveaux employés, notamment en organisant des séances d'orientation RH, en inscrivant les employés dans divers systèmes, en administrant des enquêtes et en établissant des rapports sur les données.
- Répondre aux demandes des nouveaux employés de manière rapide, efficace et précise afin de garantir une expérience positive en matière d'intégration.
- Assurer la liaison avec les responsables du recrutement pour coordonner les détails du premier jour.
Départ de l'entreprise
- Soutenir le processus de départ des employés qui quittent l'entreprise.
- Conduire, collecter et analyser les données par le biais d'entretiens de départ afin de fournir des recommandations aux Partenaires d’affaire RH et à l'équipe des ressources humaines pour les stratégies de rétention.
Administration des paies
- Coordination des rapports de synthèse sur la paie à un rythme bimensuel
- Maintenir le SIRH (ADP Workforce Now) à jour avec les données des employés afin d'assurer un traitement précis de la paie et l'intégrité des données.
- Calculer les droits du personnel concernant les congés médicaux, l'accumulation des vacances, etc.
- Données et rapports sur le personnel
Données et rapports sur le personnel
- Créer, rassembler, mettre à jour et utiliser les indicateurs RH pour analyser les tendances et les données.
- Mettre à jour, maintenir et présenter des rapports sur les indicateurs clés de performance tels que les taux d'attrition, l'utilisation des congés et les recrutements par groupe de clients/département.
- Participer à des projets ad hoc en fonction des besoins.
Interprétation et application des politiques
- Maintenir ses connaissances sur les politiques de RH et sur la législation et les changements réglementaires en matière d'emploi en Ontario et au Québec.
- Répondre à toutes les demandes des employés concernant les avantages sociaux, les congés, les congés payés, etc. et les traiter dans la plus grande confidentialité.
- Soutenir les Partenaires d’affaire RH dans le processus d'évaluation du rendement en s'assurant que les gestionnaires respectent les politiques et les échéances en temps opportun.
Ce que vous apportez :
- Diplôme universitaire ou certificat en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
- Moins d'un an d'expérience en ressources humaines, en recrutement ou dans un domaine connexe.
- Solides compétences en matière de service à la clientèle
- Capacité à travailler avec succès au sein d'une équipe et de manière indépendante.
- Établir et maintenir des relations interdépartementales ainsi qu'avec des personnes extérieures à l'équipe.
- Vous avez d'excellentes aptitudes au travail en équipe et êtes enthousiaste à l'idée de collaborer avec d'autres personnes pour créer un impact positif.
- Vous êtes capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler dans un environnement en évolution rapide.
- Vous êtes axé(e) sur les résultats et avez démontré votre capacité à gérer des priorités multiples.
- Vous êtes à l'aise avec le changement et la gestion de délais serrés
- Vous êtes extrêmement bien organisé(e) et avez un grand souci du détail.
- Solides compétences en communication écrite et orale en anglais et en français
- Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et SharePoint)
- Vous êtes à l'aise avec l'apprentissage de nouveaux systèmes et l'exploration de nouvelles technologies.
- Une expérience de travail avec HRIS/ADP Workforce Now est un atout.
Ce que nous offrons : En tant que membre de l'équipe GroupM People, vous serez exposé à toutes les fonctions de l'équipe RH, y compris, mais sans s'y limiter, la rémunération globale, la gestion de la performance, la paie, le SIRH, le recrutement, les relations avec les employés, les politiques, etc. Il s'agit d'une excellente opportunité pour quelqu'un qui est au début de sa carrière dans les ressources humaines et qui cherche à développer des compétences opérationnelles et stratégiques au sein d'une grande organisation mondiale à matrices multiples. En outre, ce poste offre une rémunération globale compétitive comprenant les éléments suivants:
- Des prestations complètes en matière de santé et de bien-être
- Accès à un REER collectif avec contribution de l'entreprise
- Une politique généreuse en matière de vacances et de congés (3 semaines de vacances payées + week-ends prolongés et jours d'été)
- Un environnement de travail hybride (travail au bureau 3 jours par semaine - mardi, mercredi, jeudi)
- Programme de congé parental payé
- Remises sur le fitness de l'entreprise
- Programmes de remboursement de la formation continue
- Un environnement de travail positif et inclusive
À propos de GroupM :
GroupM est la première société d'investissement dans les médias au monde, responsable de plus de 63 milliards de dollars d'investissements annuels dans les médias par l'intermédiaire des agences Mindshare, EssenceMediacom, Wavemaker et m/SIX, ainsi que de la société d'audience programmatique axée sur les résultats, Xaxis. Le portefeuille de GroupM comprend les données et la technologie, l'investissement et les services, tous unis dans une même vision pour façonner la prochaine ère des médias où la publicité fonctionne mieux pour les gens. En tirant parti de tous les avantages de l'échelle, l'entreprise innove, se différencie et génère une valeur durable pour ses clients, où qu'ils exercent leurs activités.
GroupM est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et valorise la diversité au sein de son personnel. Si vous souffrez d'un handicap ou avez des besoins particuliers nécessitant des aménagements à un moment ou à un autre du processus de recrutement, veuillez-nous en informer. Bien que nous apprécions toutes les candidatures reçues, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
Job Description:
Come be a part of a People team that is motivated in creating an environment where our talent can thrive and develop across our GroupM Canada network.
As the People and Culture (P&C) Coordinator, you are responsible for supporting the employee life cycle, including supporting administration, coordination of onboarding of new hires, transfers, departures, payroll and partnering with other team members and departments to ensure that we are providing a fulfilled people experience to our talent. Reporting to the People Business Partner, you will represent the media agencies that you are supporting as well as the People Team internally and externally, exemplifying our values in all interactions.
Your Impact:
As part of the People Operations team, you are a valued member of the larger People & Culture Team and you will be the main point of contact for general employee questions regarding company policy and procedures related to Human Resources and Talent, while also directing employees to the appropriate teams if needed. The P&C Coordinator will act as an ambassador to employees and business leads across GroupM and its operating agencies by engaging in projects, programs and initiatives.
As part of the People Operations team, you are a valued member of the larger People & Culture Team and you will be the main point of contact for general employee questions regarding company policy and procedures related to Human Resources and Talent, while also directing employees to the appropriate teams if needed. The P&C Coordinator will act as an ambassador to employees and business leads across GroupM and its operating agencies by engaging in projects, programs and initiatives.
What You will be Doing:
Onboarding
- Oversee the onboarding process for all new hires including conducting HR Orientations, enrolling employees onto various systems, administrating surveys and reporting data
- Respond to new hire inquiries promptly, efficiently and accurately to ensure a positive onboarding experience.
- Liaise with hiring managers to coordinate first day details.
Offboarding
- Supporting the offboarding of exiting employees
- Conduct, collect and analyze data via Exit Interviews to provide recommendations to the HRBP’s and People Team for retention strategies
Payroll Administration
- Coordination of payroll summary reports on a semi-monthly cadence
- Maintain HRIS (ADP Workforce Now) with up-to-date employee data to ensure accurate payroll processing and data integrity
- Calculate staff entitlements surrounding medical leaves, vacation accrual, etc.
People Data & Reporting
- Create, collate, update and utilize HR metrics to analyze trends and data
- Update, maintain and present reports with KPIs such as attrition rates, vacation usage and hires by client group/department
- Assist with ad-hoc projects on as-need basis
Policy Interpretation & Application
- Maintain knowledge of HR policies and ON/QC Provincial employment legislation/regulatory changes
- Respond and handle all employee inquiries regarding benefits, leave of absences, paid time off, etc., with the utmost confidentiality.
- Support the HRBP’s in the Performance Review process ensuring timely adherence to policy and deadlines is met by managers
What You Bring:
- University Diploma or Certificate in Human Resources or any related field
- Less than 1 year of experience within Human Resources, Recruitment and/or related field.
- Strong client service skills
- Ability to work successfully within a team as well as independently
- Establish and maintain relationships interdepartmentally as well as with those outside the team
- You have great teamwork skills and are excited about collaborating with others to create a positive impact
- Ability to multitask and work in a fast-paced environment
- You are results-oriented and have a demonstrated ability to handle multiple completing priorities
- Comfortable with change and managing tight deadlines
- Extremely well-organized with a high level of attention to detail
- Strong written and verbal communication skills in both English and French
- Proficiency using Microsoft Office Suite applications (Word, Excel, PowerPoint & SharePoint)
- Comfort level with learning new systems and exploring new technology
- Experience working with HRIS/ADP Workforce Now is an asset
What We Offer: As part of the GroupM People team, you’ll be exposed to all functions within the HR team, including but not limited to, total rewards, performance management, payroll, HRIS, recruitment, employee relations, policies, etc. This is a great opportunity for someone who is early in their human resources career and is looking to develop operational and strategic skills within a large, multi-matrix, global organization. In addition, this role offers a competitive total compensation package including:
- Comprehensive Health and Wellness Benefits
- Access to Group RRSP with company matching
- Generous vacation and time off policy (3 weeks paid vacation + extended long weekends and Summer Days)
- A hybrid work environment (working from office 3 days a week – Tuesday, Wednesday, Thursday)
- Paid Parental Leave Program
- Corporate Fitness Discounts
- Continuous Learning Reimbursement Programs
- A positive and inclusive work environment
About GroupM:
GroupM is the world’s leading media investment company responsible for more than $63B in annual media investment through agencies Mindshare, EssenceMediacom, Wavemaker, and m/SIX, as well as the outcomes-driven programmatic audience company, Xaxis. GroupM’s portfolio includes Data & Technology, Investment, and Services, all united in vision to shape the next era of media where advertising works better for people. By leveraging all the benefits of scale, the company innovates, differentiates, and generates sustained value for our clients wherever they do business.
GroupM is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. If you have a disability or special need that requires accommodation at any time during the recruitment process, please let us know. While we appreciate all applications received, only those candidates selected for an interview will be contacted.